MAKALAH
ADMINISTRASI
HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
Disusun Oleh :
THERESIA
LADYSKA OKTAVIANINGTYAS
XII
Administrasi Perkantoran 2
30
SMK NEGERI 1
WONOSARI
Jalan
Veteran, Wonosari, Gunungkidul
Tahun
Pelajaran 2017/2017
1. Pengertian Protokol
a.
Protokol adalah etiket berdiplomasi dan usaha negara,
sebuah protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktifitas
selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi.
b.
Protokol menurut Milky Way, protokol adalah sebuah aturan
atau standar yang mengatur atau mengijinkan terjadinya hubungan, komunikasi,
dan perpindahan data dua atau lebih.
2. Azas
Keprotokolan
a.
KEBANGSAAN
adalah keprotokolan
harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistik (kebhinekaan) dg
tetap menjaga prinsip NKRI.
b.
KETERTIBAN DAN KEPASTIAN HUKUM
adalah keprotokolan
harus dapat menimbulkan ketertiban dlm masyarakat melalui adanya kepastian
hukum.
c.
KESEIMBANGAN, KESERASIAN, DAN
KESELARASAN
adalah keprotokolan
harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan
antara kepentingan individu dan masyarakat dg kepentingan bangsa dan
negara.
d.
TIMBAL BALIK
adalah keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan
dari negara lain.
3. Tujuan Protokol
1)
Memberikan
penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan
Negara Asing dan/atau Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat
Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara,
pemerintahan, dan masyarakat.
2)
Memberikan pedoman
penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan
teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara
nasional maupun internasional.
3)
Menciptakan hubungan
baik dalam tata pergaulan antar bangsa.
4. Peran
Keprotokolan
Djoko Triwidyanto menjelaskan bahwa peran protokol tidak hanya sebagai
pembawa acara atau petugas yang mempersilakan tamu. “Peran seorang protokol
lebih dari itu. Mereka harus mampu sebagai seorang manajer yang mengatur
jalannya kegiatan dengan baik. Mereka juga harus bertindak sebagai mediator dan
koordinator. Tenaga protokol harus berkoordinasi dengan baik dengan semua pihak
yang terlibat, sehingga acara dapat berjalan lancar, tertib, dan aman,”.
Bambang Sugeng, S. Sos. mengatakan bahwa perlunya keberadaan protokol
dalam sebuah lembaga, termasuk perusahaan. Karena ikut menentukan terciptanya
suasana yang mempengaruhi keberhasilan acara, menciptakan tata pergaulan yang
mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya
upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa
ama dalam menjalankan tugas,”.
5. Unsur - Unsur Protokol
Di dalam protokol
upacara terdapat 3 (tiga) unsur penting yang harus dipenuhi yaitu:
1)
Tata cara, di dalam setiap upacara KMHDI harus selalu
diupayakan untuk dilaksanakan dengan hikmat dan agung. Segala
perbuatan atau tindakan yang dilakukan selalu berdasarkan aturan yang telah
ditentukan. Aturan tersebut berupa urutan atau tata cara yang telah tetap dan
harus diikuti oleh seluruh peserta upacara.
2)
Tata krama, salah satu bagian protokol yang amat penting
adalah tata krama yang berarti penggunaan kata dan perlakuan yang paling baik
dan paling tepat berdasarkan tinggi rendahnya situasi dan kondisi.
3)
Aturan-aturan tertentu, dalam menyelenggarakan suatu
upacara kita selalu duhadapkan pada aturan-aturan yang telah ditetapkan
(fixed), yang harus diikuti dan dilaksanakan dengan seksama.
6. Tugas dan Fungsi
Protokol
·
Secara umum fungsi protokol adalah sebagai
penghubung dalam komunikasi data sehingga proses penukaran data bisa berjalan
dengan baik dan benar.
·
Secara khusus, fungsi protokol adalah sebagai
berikut :
a. Fragmentasi dan Re-assembly
Pembagian informasi
yang dikirim menjadi beberapa paket data dari sisi pengirim. Jika telah sampai
di penerima, paket data tersebut akan digabungkan menjadi paket berita yang
lengkap.
b.
Enkapsulasi
Enkapsulasi (Encaptulation) adalah proses pengiriman data yang dilengkapi dengan alamat, kode-kode koreksi, dan lain-lain.
Enkapsulasi (Encaptulation) adalah proses pengiriman data yang dilengkapi dengan alamat, kode-kode koreksi, dan lain-lain.
c.
Kontrol Konektivitas
Membangun hubungan
komunikasi berupa pengiriman data dan mengakhiri hubungan dari pengirim ke
penerima.
d.
Flow Control
Fungsi dari Flow
Control adalah sebagai pengatur jalannya data dari pengirim ke penerima.
e.
Error Control
Tugasnya adalah
mengontrol terjadinya kesalahan sewaktu data dikirimkan.
f.
Pelayanan Transmisi
Fungsinya adalah
memberikan pelayanan komunikasi data yang berhubungan dengan prioritas dan
keamanan data.
7. Syarat-syarat Petugas Protokol
Syarat-syarat
khusus standar yang harus dimiliki petugas protokol :
1)
Bermental dan mempunyai kepribadian
tinggi.
2)
Berpengalaman luas dan memiliki
pengetahuan di bidang keprotokolan dan ke MC an.
3)
Berdiplomasi sewajarnya bila perlu.
4)
Rendah hati, ramah dan santun.
5)
Senang bekerja sama.
6)
Menguasai teknik persuasive.
7)
Pandai menjaga rahasia.
8)
Mempunyai daya ingat yang tinggi.
9)
Mengerti bahasa nasioanl negaranya dan
internasional (Bahasa Inggris) dan memungkinkan menguasai lebih dari 2
bahasa.
10) Tahu
bagaimana menolak permintaan orang lain, tanpa menyakitinya.
8. Sumber-Sumber Protokol
a.
Persetujuan Internasional :
§
Konvensi Wina 1815 ( mengatur dinas diplomatik )
§
Konvensi Wina tahun 1961 ( tentang hubungan diplomatik )
§
Konvensi Wina Tahun 1963 ( tentang hubungan konsuler )
b.
Peraturan Perundang-Undangan masing-masing negara (
Indonesia )
:
§
Undang-Undang nomor : 9 tahun 2010, tentang keprotokolan
§
Undang-Undang nomor : 22 tahun 2004, tentang otonomi
daerah
§
Peraturan Pemerintan nomor : 62 tahun 1990
tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
§
Keputusan Menteri Agama nomor : 71 tahun 1993, tentang
petunjuk pelaksanaan keprotokolan di
lingkungan departemen agama
§
Peraturan Menteri Agama RI nomor : 10 tahun 2010 tentang
organisasi dan tata kerja
kementerian agama
c.
Tradisi, adat istiadat kebiasaan setempat
d.
Asaz Timbal Balik ( reciprocity )
e.
Praktek Pergaulan Internasional ( internasional
practices )
f.
Logika Umum (
common sense ).
9. Aturan Keprotokolan
a. Aturan
Dasar Protokol I
Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla. Protos: lembar pertama, Kolla: melekatkan
Protokol berasal dari kata Protos dan Kolla. Protos: lembar pertama, Kolla: melekatkan
Protokol adalah
suatu rule of politeness yang berisi aturan, hukum atau perjanjian yang telah
disepakati bersama dalam hubungan diplomatik antar negara
Protokol merupakan etiket resmi berbagai upacara kenegaraan yang sarat tata tertib: tata tempat: tata upacara: dan tata penghormatan.
Protokol merupakan etiket resmi berbagai upacara kenegaraan yang sarat tata tertib: tata tempat: tata upacara: dan tata penghormatan.
b. Aturan
Dasar Protokol II
§ Pengaturan
Tempat Duduk
a) Yang
menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.
b) Jika
menghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat
terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.
c) Kanan
adalah utama
d)
Bila ada dua orang yang berjajar, posisi
sebelah kanan adalah yang utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3,
enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-3-5 dan seterusnya.
§ Urutan
saat naik turun kendaraan
a)
Pesawat, orang yang paling utama adalah
orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling
awal.
b)
Kapal laut, mobil atau kereta, orang
yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk
disebelah kanan, yang kedua yang terpenting dipaling kiri dan orang ketiga
duduk disebelah tengah
§ Urutan
Saat Datang & Pulang
a)
Orang yang paling utama akan tiba paling
akhir dan meninggalkan tempat paling awal.
b)
Posisi mobil saat menjemput dan
mengantarkan tamu kehormatan
c)
Berhentilah pada saat posisi pintu kanan
mobil berada diarah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat
langsung berjalan menuju gedung begitu turun dari mobil dan sebaliknya.
c. Aturan
Dasar Protokol III
§ Menghadiri
Perayaan Hari Kemerdekaan
§
Menghadiri Perayaan Kemerdekaan di
Istana, Gubernuran dan kota madya atau kabupaten merupakan
kebanggaan tersendiri bagi orang yang diundang.
§ Berusahalah
untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan
ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila
anda tidak datang.
§ Patuhi
peraturan yang tertera pada undangan.
§ Hadirlah
15 menit sebelum acara dimulai
§ Duduklah
sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan.
§ Kalau
anda sudah duduk tidak usah mondar – mandir untuk menyapa relasi
§ Tahan
diri untuk tidak menguap, kantuk atau melirik kesana kemari.
§ Jangan
ngoborol saat acara berlangsung.
§ Pastikan
bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.
d. Aturan
Dasar Protokol IV
a) Diterima
Pejabat Tinggi
Diterima
pejabat tinggi alias audensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dalam
benak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :
§ Hubungi
orang yang berhubungan dan menangani masalah audensi ini.
§ Cek
lagi waktu dan tempat anda akan diterima
§ Persiapkan
jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol.
§ Datalah
nama masing - masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan
mereka dalam organisasi
§ Susunlah
pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis diatas kertas berkop
organisasi. Masukkan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tujukan kepada
pejabat yang bersangkutan.
b) Saat
Audiensi
§ Datanglah
setengah jam lebih awal.
§ Isilah
buku tamu yang disediakan
§ Bila
harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah
peraturan tersebut.
§ Jangan
ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu.
§ Dilarang
keras merokok.
§ Masuklah
keruangan dengan dipimpin ketua rombongan
§ Ketua
berdiri didekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
§ Saat
diajak berbicara ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu.
§ Ketua
harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa
memberi kesempatan pada anggota.
c) Berfoto
Bersama Pejabat
Sebelum audensi
dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu
berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai
terkesan memaksa atau “menodong”.
d) Usai
Audiensi
§ Bila
ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi-bagikan pada wartawan.
§ Segeralah
membuat ucapan terimakasih kepada pejabat yang telah menerima.
§ Serahkan surat tsb
dua hari setelah acara audensi selesai kepada petugas protokol.
§ Jangan
lupa mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang membantu terlaksananya
audensi.
10. Ruang
Lingkup Tugas Protokol
Keprotokolan
meliputi 3 hal yaitu : Tata Upacara, Tata Tempat dan Tata Penghormatan.
1) Tata
Upacara
Tata cara
sebagaimana yang terdapat upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian
dan Konferensi Internasional.
2)
Tata Tempat
Tata cara
pengaturan tempat dudukdan urutan dalam upacara kenegaraan dalam perjamuan
makan dan lain-lain.
3)
Tata Penghormatan
Tata cara dalam
penempatan, penyebutan, dan perlakuan kepada orang sesuai dengan tingkat
kedudukan/pangkatnya.
Ruang Lingkup Protokol meliputi 7 hal,
yaitu :
1)
Penerimaan Tamu
2)
Kunjungan Tamu
3)
Perjalanan ke Daerah / Luar Daerah
4)
Pengaturan Rapat / Sidang
5)
Penyelenggaraan Resepsi / Sidang
6)
Penyelenggaraan Upacara
7)
Pernyataan Selamat (Congratulation) dan
atau Bela Sungkawa (Condolence)
DAFTAR PUSTAKA
10. http://protokol-pidie.blogspot.co.id/2011/03/ruang-lingkup-tugas-protokol.html
